Privacy Policy

WorksiteTraining.online / TrainingWorld.online verwerkt persoonsgegevens wanneer je onze website bezoekt, een account gebruikt, online trainingen volgt of contact met ons opneemt.

In deze privacy policy leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?

WorksiteTraining.online / TrainingWorld.online Amsterdam, Nederland KvK-nummer: 68826370 BTW-nummer: NL002130811B62 E-mail: hello@TrainingWorld.online Website: WorksiteTraining.online / TrainingWorld.online

2. Voor wie geldt deze privacy policy?

Deze privacy policy geldt voor:

• bezoekers van onze website;
• deelnemers die trainingen volgen;
• gebruikers van het platform;
• beheerders van klantomgevingen;
• contactpersonen bij klanten;
• personen die contact met ons opnemen;
• personen die een offerte aanvragen of zakelijke relatie met ons hebben.

3. Onze rol: verwerker en soms verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer jouw werkgever, opdrachtgever of organisatie jou toegang geeft tot WorksiteTraining.online, bepaalt die organisatie meestal waarom je de training volgt en welke voortgangsgegevens nodig zijn. In dat geval is jouw werkgever, opdrachtgever of organisatie meestal de verwerkingsverantwoordelijke, en verwerken wij persoonsgegevens namens die organisatie als verwerker.

Voor bepaalde verwerkingen zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• onze website;
• contactformulieren;
• offertes en administratie;
• facturatie;
• beveiliging van onze systemen;
• logging;
• beheer van onze bedrijfsvoering;
• eigen wettelijke verplichtingen.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw gebruik kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Account- en identificatiegegevens

• naam;
• e-mailadres;
• gebruikersnaam;
• organisatie;
• afdeling;
• functie of functiegroep;
• locatie;
• taalvoorkeur;
• rol binnen het platform.

Leer- en voortgangsgegevens

• toegewezen trainingen;
• gestarte trainingen;
• afgeronde trainingen;
• voortgang;
• toetsresultaten;
• antwoorden op toets- of reflectievragen;
• certificaten of voltooiingsbewijzen;
• datum en tijd van voltooiing.

Technische gegevens

• IP-adres;
• browsergegevens;
• apparaatgegevens;
• loginmomenten;
• foutmeldingen;
• logbestanden;
• beveiligingsgegevens;
• cookiegegevens.

Communicatiegegevens

• supportvragen;
• e-mails;
• berichten via formulieren;
• notities over contactmomenten.

Administratieve gegevens

• klantnaam;
• contactpersoon;
• zakelijke contactgegevens;
• offertegegevens;
• factuurgegevens;
• contractgegevens.

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• aanmaken en beheren van accounts;
• toegang geven tot het platform;
• toewijzen van trainingen;
• registreren van voortgang;
• registreren van toetsresultaten;
• aanmaken van certificaten;
• rapporteren aan werkgever, opdrachtgever of organisatie;
• ondersteunen van beheerders;
• beantwoorden van supportvragen;
• beveiligen van het platform;
• oplossen van storingen;
• verbeteren van de werking van het platform;
• beheren van offertes, contracten en facturen;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken leer- en voortgangsgegevens niet om zelfstandig arbeidsrechtelijke beslissingen over deelnemers te nemen. De verantwoordelijkheid voor HR-beleid, beoordeling en opvolging ligt bij de werkgever, opdrachtgever of organisatie.

6. Grondslagen

Afhankelijk van de verwerking gebruiken wij of onze klant één of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst;
• gerechtvaardigd belang;
• wettelijke verplichting;
• toestemming, wanneer dat nodig is;
• gerechtvaardigd belang van de werkgever of opdrachtgever bij opleiding, onboarding, compliance, veiligheid en borging.

Wanneer wij persoonsgegevens namens jouw werkgever of opdrachtgever verwerken, bepaalt die organisatie de grondslag.

7. Rapportage aan werkgever of opdrachtgever

Als je toegang hebt gekregen via je werkgever, opdrachtgever of organisatie, kan die organisatie inzicht krijgen in:

• welke trainingen aan jou zijn toegewezen;
• welke trainingen je hebt gestart;
• welke trainingen je hebt afgerond;
• je voortgang;
• toetsresultaten;
• certificaten of voltooiingsbewijzen;
• datum van afronding.

Deze informatie wordt gebruikt voor opleiding, onboarding, Arbo en werkplekveiligheid, HSE, compliance, audits, interne borging en organisatieontwikkeling.

8. Certificaten delen

Als je een certificaat of voltooiingsbewijs ontvangt, mag je dit zelf bewaren en delen, bijvoorbeeld met je werkgever of op professionele sociale media zoals LinkedIn.

Je mag het certificaat niet wijzigen, vervalsen of misleidend gebruiken. Je mag ook geen certificaat van iemand anders delen zonder toestemming.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website en ons platform kunnen cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.

Deze kunnen nodig zijn voor:

• inloggen;
• beveiliging;
• sessiebeheer;
• taalinstellingen;
• gebruikersvoorkeuren;
• analyse van websitegebruik;
• verbetering van het platform.

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij waar nodig toestemming. Meer informatie staat in onze cookie notice.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de doelen in deze privacy policy.

Wij kunnen gegevens delen met:

• jouw werkgever, opdrachtgever of organisatie;
• hostingproviders;
• LMS- of softwareleveranciers;
• e-mailproviders;
• support- en technische dienstverleners;
• administratieve dienstverleners;
• beveiligingsleveranciers;
• overheidsinstanties indien wettelijk verplicht.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij passende afspraken (verwerkersovereenkomst).

11. Subverwerkers en dienstverleners

Voor het leveren van het platform maken wij gebruik van de volgende subverwerkers:

• Supabase / Lovable Cloud — database, authenticatie en bestandsopslag (EU-regio waar mogelijk).
• Google — uitsluitend wanneer je inlogt met Google (OAuth).
• Apple — uitsluitend wanneer je inlogt met Apple (OAuth).
• ElevenLabs — tekst-naar-spraak voor trainingscontent. Alleen de trainingstekst wordt verzonden, nooit persoonsgegevens van deelnemers.
• E-mailprovider — voor transactionele e-mails (accountmeldingen, uitnodigingen, herinneringen).

Wanneer een subverwerker zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, zijn de doorgiften beschermd door EU-standaardcontractbepalingen of een vergelijkbare waarborg.

Wanneer wij namens een klant persoonsgegevens verwerken, worden specifieke afspraken over subverwerkers vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met die klant.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere wettelijke waarborgen.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

• toegangsbeveiliging;
• persoonlijke accounts;
• wachtwoordbeveiliging;
• rollen en autorisaties;
• beveiligde verbindingen (HTTPS) waar mogelijk;
• logging;
• back-ups;
• updates;
• beperking van toegang tot bevoegde personen;
• afspraken met leveranciers.

Geen enkel digitaal systeem is volledig risicovrij. Wij doen ons best om gegevens goed te beveiligen en verwachten ook dat gebruikers zorgvuldig omgaan met hun account.

14. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of redelijkerwijs noodzakelijk is.

Indicatieve termijnen:

• Account- en leergegevens: zolang je account actief is.
• E-maillogboeken: maximaal 90 dagen.
• Uitnodigingstokens: tot 30 dagen na verloop.
• Residuele gegevens na accountverwijdering: binnen 30 dagen verwijderd, behalve waar wettelijk verplicht.
• Financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Klantcontract- en factuurgegevens: zolang de klantrelatie actief is en daarna gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Na beëindiging van een klantovereenkomst kunnen gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd volgens afspraken met de klant en volgens technische back-upcycli.

15. Account verwijderen en organisatie verlaten

Gebruikers kunnen via hun profielpagina een verzoek doen om hun eigen account te verwijderen. Na dit verzoek geldt een bedenktijd van 30 dagen. Binnen deze periode kan de verwijdering nog worden geannuleerd. Na afloop van de bedenktijd wordt het account permanent verwijderd.

Bij permanente verwijdering van een account worden ook de bijbehorende accountgegevens, voortgangsgegevens, trainingstoewijzingen, organisatielidmaatschappen en authenticatiegegevens verwijderd, voor zover er geen wettelijke verplichting of andere geldige reden is om bepaalde gegevens langer te bewaren.

Een beheerder van een organisatie kan een gebruiker uit de organisatie verwijderen. In dat geval wordt alleen de koppeling tussen de gebruiker en die organisatie verwijderd. De gebruiker behoudt het eigen account. Eventuele trainingsvoortgang, certificaten en lidmaatschappen bij andere organisaties blijven bestaan.

Een global admin van WorksiteTraining.online kan een gebruiker volledig en permanent verwijderen wanneer dat nodig is voor beheer, beveiliging, uitvoering van een privacyverzoek of op verzoek van de verantwoordelijke organisatie. In dat geval worden het account en de bijbehorende gegevens permanent verwijderd.

Let op: wanneer gegevens permanent zijn verwijderd, kunnen deze niet meer worden hersteld. Certificaten, voortgangsgegevens en rapportages die vóór verwijdering zijn geëxporteerd of door de organisatie zijn opgeslagen, kunnen buiten het platform blijven bestaan. Voor die kopieën is de betreffende organisatie verantwoordelijk.

16. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG verschillende rechten, waaronder:

• recht op inzage;
• recht op correctie;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van verwerking;
• recht op bezwaar;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht om toestemming in te trekken, indien verwerking op toestemming is gebaseerd.

Als jouw account via je werkgever, opdrachtgever of organisatie loopt, kan het zijn dat wij je verzoek doorverwijzen naar die organisatie, omdat die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke is.

17. Vragen of verzoeken

Voor vragen over je training, account, voortgang of certificaat kun je eerst contact opnemen met de beheerder binnen je organisatie.

Voor privacyvragen kun je contact opnemen via:

E-mail: hello@TrainingWorld.online

Als wij persoonsgegevens namens je werkgever of opdrachtgever verwerken, kunnen wij je verzoek doorsturen of je vragen contact op te nemen met die organisatie.

18. Klachten

Als je vindt dat wij of je organisatie niet goed omgaan met je persoonsgegevens, horen wij dat graag zodat we kunnen zoeken naar een oplossing.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.

19. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacy policy aanpassen. De nieuwste versie staat op onze website. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij gebruikers of klanten actief informeren.

20. Toepasselijk recht

Op deze privacy policy is Nederlands recht van toepassing. Deze policy is opgesteld in het Nederlands; vertalingen worden aangeboden voor het gebruiksgemak. Bij verschil in interpretatie geldt de Nederlandse tekst.

21. Contact

WorksiteTraining.online / TrainingWorld.online E-mail: hello@TrainingWorld.online